Yeniden Yapılanan Bir Perakende Şirketinde Dağınık Ekibi Toparlamak: Ankara'daki Satış Operasyonları Vakası

Vaka: İki Ekip, Tek Masa

Bu vakada Türkiye'nin birçok şehrinde şubesi olan orta ölçekli bir perakende şirketini ele alıyoruz. Şirket, maliyet ve hız gerekçesiyle iki ayrı departmanı birleştirdi: Mağaza Satış Destek ve Bölge Sipariş Takibi. Ortaya çıkan yeni Satış Operasyonları ekibi Ankara merkezli çalışıyor ve yeni bir müdüre bağlanıyor. İsimler ve ayrıntılar kurgusaldır; durum ise birleşmelerde sık görülen örüntüleri yansıtır.

Başlangıç Durumu

• İki farklı alışkanlık: Bir ekip işleri e-postayla ve yazılı kayıtla yürütürken diğeri telefonla ve sözlü anlaşmayla çalışıyordu.
• Çakışan roller: Aynı sipariş onayını hem iki farklı kişi yapıyor hem de hiç kimse sahiplenmiyordu.
• Biz-onlar ayrımı: Kıdemli çalışanlar yemekte ayrı masalarda oturuyor, hatalar için karşı tarafı suçluyordu.

Adım 1: Önce Dinlemek (1-3. hafta)

Müdür ilk haftalarda değişiklik açıklamadı. Her çalışanla 30-40 dakikalık birebir görüşme yaptı. Hepsine aynı üç soru soruldu:

• İşinizde en iyi işleyen şey nedir, kaybolmasın istediğiniz ne var?
• Sizi en çok yoran ya da yavaşlatan şey nedir?
• Yeni müdürden bir şey beklemeniz gerekse ne olurdu?

Karar gerekçesi: Kıdemli çalışanlar için "yeni gelen her şeyi bozacak" korkusu vardı. Dinlemek bu korkuyu azaltmanın en ucuz yoluydu. Karşılaşılan direnç: Bazı kişiler ilk görüşmede kısa ve temkinli cevap verdi. Müdür ikinci bir kısa görüşme yaparak güveni yavaş yavaş kurdu.

Adım 2: Ortak Çalışma Anlaşması (4-6. hafta)

Görüşme notları temalara ayrıldı ve ekiple bir atölyede paylaşıldı (isim vermeden). Ardından ekip birlikte tek sayfalık bir çalışma anlaşması yazdı.

Geç fark edilen nokta: Anlaşma ilk hafta yalnızca müdürün ve birkaç kişinin diliyle yazılmıştı. Kıdemli çalışanlar "bize sorulmadı" dedi. Metin, onların önerileriyle yeniden yazıldıktan sonra benimsendi. Süreç uzadı ama sahiplenme arttı.

Adım 3: Rolleri Yeniden Tanımlamak (6-10. hafta)

Çakışan işler bir tablo üzerinde çıkarıldı. Her görev için sorumlu, destek veren ve bilgilendirilen kişi belirlendi.

• Önce görevler listelendi, kişiler henüz yazılmadı.
• Kişiler, güçlü yönlerine ve isteklerine göre eşleştirildi.
• Kıdemli çalışanlara, eski ekiplerindeki uzmanlıklarını yansıtan "konu sahibi" rolü verildi.
• Rol değişikliği yaşayanlarla müdür ayrıca ve yüz yüze konuştu.

Direnç: Bir kıdemli çalışan rolünün küçüldüğünü hissetti ve bir süre toplantılarda sessiz kaldı. Müdür, rolün kapsamını değil etki alanını vurgulayan bir görüşme yaptı; bunun ardından çalışan yeni sürecin eğitmenliğini üstlendi.

Adım 4: Küçük ve Görünür Ortak Hedef (8-16. hafta)

İki eski ekibin birlikte çalışması gereken tek bir hedef seçildi: "Sipariş sorularına aynı gün içinde net yanıt verme." Hedef bilerek küçük tutuldu, çünkü şubeler bunu doğrudan hissediyordu.

• Hedefin ölçümü basit bir panoda haftalık gösterildi.
• Her hafta bir kişi, isminin yanında "bu hafta işi kolaylaştıran şey" notunu paylaştı.
• Hedef tutturulduğunda ödül olarak ekip kahvaltısı yapıldı; kişisel değil, ekip ödülü seçildi.

Adım 5: Ekip Ritmi (10. haftadan itibaren)

Ne İşe Yaradı, Ne Geç Kaldı?

• İşe yarayan: Önce dinlemek, anlaşmayı ortak yazmak, hedefin küçük ve görünür olması.
• Geç fark edilen: Kıdemli çalışanların anlaşma sürecine baştan dahil edilmemesi ve karışık rollerin ilk haftalarda görünür hale getirilmemesi.
• Sonuç: Altıncı ayın sonunda müdür rakam değil davranış değişimlerini gözlemledi: ortak masada yemek, hataların kişiye değil sürece bağlanması, şubelerden gelen olumlu geri bildirimler.

Kendi Ekibinize Uyarlayın: Birleşme İlk Hafta Şablonu

• Gün 1: Kısa ve dürüst bir açıklama yapın; bilmediklerinizi de söyleyin.
• Gün 2-3: Birebir görüşmelere başlayın, aynı soruları sorun.
• Gün 4: Kimlerin neyi yaptığını gösteren görev listesini çıkarın.
• Gün 5: Ekiple kısa bir toplantıda duyduklarınızı özetleyin ve bir sonraki adımı duyurun.

Tartışma Soruları

• Müdür hangi adımı daha erken atabilirdi ve bunun etkisi ne olurdu?
• Kıdemli çalışanların direnci nasıl farklı yönetilebilirdi?
• Sizin ekibinizde benzer bir birleşme yaşansa ilk haftada ne yapardınız?