Vaka: Dağınık Bir Satış Ekibinin Hibrite Geçişi – Haftalık Ritim ve Ortak Çalışma Kuralları
Not: Bu vaka, gerçek bir şirketi değil, hibrit geçiş yaşayan ekiplerde sık görülen durumlardan derlenmiş kurgusal bir örnektir. Şirket ve kişiler örnek amaçlıdır; sayısal veri içermez.
Durum: Dağınık başlayan bir geçiş
Türkiye'de birkaç ilde ofisi olan orta ölçekli bir yazılım ve hizmet şirketini düşünün. Satış operasyon ekibi yıllardır tamamen ofisten çalışıyor. Şirket, ekibi haftada iki gün ofis, üç gün uzaktan modeline geçiriyor. Ekibin yöneticisine Elif diyelim. Ekipte teklif hazırlayan, sözleşme takibi yapan ve müşteri taleplerini yönlendiren yaklaşık on kişi var.
İlk haftalarda üç sorun öne çıkıyor:
- Toplantı yükü arttı: Herkes bir şeyi kaçırmaktan korktuğu için kısa bilgilendirme toplantıları çoğaldı.
- Bilgi tekrarlandı: Aynı bilgi e-postada, mesajlaşma grubunda ve toplantıda ayrı ayrı paylaşıldı. Kimse hangisinin güncel olduğundan emin değildi.
- Ofis günleri boşa geçti: İnsanlar ofise geliyor ama kulaklıkla ekran başında çalışıyordu. Ofiste olmanın bir katkısı yoktu.
Yöneticinin aldığı dört karar
Karar 1: Günlere görev vermek
Elif önce araçlara değil, günlerin amacına odaklanıyor. Ofis günleri ortak çalışmaya, evde geçen günler bireysel odak işlerine ayrılıyor.
| Gün türü | Amaç | Örnek işler |
|---|---|---|
| Ofis günü | Birlikte düşünmek ve karar vermek | Fırsat değerlendirme, teklif gözden geçirme, zor müşteri vakası, yeni gelene destek |
| Ev günü | Kesintisiz bireysel üretim | Teklif yazımı, sözleşme takibi, raporlama, veri temizliği |
Karar 2: Kısa haftalık planlama toplantısı
Toplantı ofis gününün ilk işi ve sabit bir gündemle yirmi dakikayı geçmiyor:
- Geçen haftadan kalanlar: Kim neyi bitirdi, ne devretti?
- Bu haftanın üç önceliği: Ekip olarak en fazla üç öncelik seçilir.
- Engeller: Kime, neyle, hangi güne kadar destek gerekiyor?
- Ofis günü planı: Yüz yüze konuşulacak konular listelenir.
Karar 3: Yazılı günlük durum notu
Herkes gün sonunda ortak kanala üç satırlık bir not yazıyor:
- Bugün bitenler: Somut çıktılar
- Yarın yapacaklarım: En fazla iki üç madde
- Takıldığım nokta: Yoksa ‘yok’ yazılır. Boş bırakılmaz.
Karar 4: Kararları tek yerde tutmak
Ortak bir karar kaydı açılıyor. Kural şu: Kayıtta yoksa karar verilmemiş sayılır. Kayıt şablonu şöyle:
- Tarih ve konu
- Karar: Tek cümle
- Gerekçe: Neden bu seçildi?
- Sorumlu: Kim takip edecek?
- Gözden geçirme tarihi: Ne zaman tekrar bakılacak?
Çeyrek boyunca yaşanan aksaklıklar ve düzeltmeler
| Aksaklık | Belirti | Yapılan düzeltme |
|---|---|---|
| Durum notları formalite oldu | Notlar yazılıyor ama kimse okumuyor | Haftalık toplantıda yalnızca ‘takıldığım nokta’ satırları okunup sahiplenildi |
| Ofis günleri dağıldı | Ekip üyeleri farklı günlerde geldi, ortak çalışma fırsatı kaçtı | Ofis günleri ekip olarak sabitlendi, kişisel istisnalar önceden bildirildi |
| Karar kaydı unutuldu | Aynı konu iki kez tartışıldı | Toplantı sonunda kaydı yazma işi dönüşümlü bir role çevrildi |
| Ev günlerinde kesinti | Anlık mesajlarla odak bozuldu | Acil olmayan sorular için sabah ve öğleden sonra birer yanıt penceresi kabul edildi |
‘Görünmezsem işimi yapmıyor sayılırım’ kaygısı
Ekibe yeni katılan bir çalışan, göz önünde olmak için mesajlara anında yanıt veriyor ve akşamları geç saate kadar çevrimiçi kalıyordu. Elif bunu ekip önünde suçlayıcı olmayan bir dille açıyor ve ölçütü netleştiriyor: görünürlük, çevrimiçi kalma süresiyle değil, yazılı çıktıyla ölçülür. Günlük not ve karar kaydı, emeği ekranda beklemeden görünür kılıyor. Yönetici de bu ilkeyi kendi davranışıyla destekliyor: geç saatte mesaj atmıyor, yanıtı ertesi sabah bekliyor.
Başarı nasıl izlendi?
Göstergeleri yönetici dayatmıyor, ekip kendisi seçiyor. Üç gösterge belirleniyor:
- Teklif teslim süreleri: Talepten teslime geçen sürenin öngörülebilir olup olmadığı
- Haftalık toplantı sayısı: Toplantıların azalıp azalmadığı
- Ekip memnuniyeti geri bildirimi: Çeyrek sonunda üç açık soruyla toplanan görüşler
Çeyrek sonunda ekip; teslimlerin daha öngörülebilir olduğunu, toplantıların azaldığını ve ofis günlerinin daha canlı geçtiğini nitel olarak ifade ediyor. Bu vakada rakam vermiyoruz. Önemli olan, sizin ekibinizin kendi göstergelerini seçip başlangıçta not almasıdır.
Çıkarılan dersler
- Önce günlere görev verin, sonra araçları seçin. Araç değişikliği, amaç netleşmeden sorunu çözmez.
- Kuralları az tutun ve yazıya dökün. Dört basit kural, kırk maddelik bir politikadan daha çok uygulanır.
- İlk sürümün aksayacağını baştan kabul edin. Düzeltme için düzenli bir gözden geçirme anı planlayın.
- Görünürlüğü varlıktan çıktıya taşıyın. Yöneticinin kendi davranışı bu değişimin en güçlü işaretidir.
- Göstergeleri ekiple birlikte seçin. Ekibin sahiplendiği ölçütler daha sık kullanılır.
Kendi ekibinize uyarlamak için 3 tartışma sorusu
- Sizin ekibinizde ofis günlerinde bugün en çok hangi iş yapılıyor? Bunlardan hangisi gerçekten yüz yüze yapılmayı gerektiriyor?
- Hangi toplantınız, üç satırlık yazılı bir nota veya karar kaydına dönüşebilir? Bunu denemek için ilk adım ne olurdu?
- Ekibinizde kimler görünür olmak için fazladan çevrimiçi kalıyor olabilir? Emeğin yazılı çıktıyla görünür olması için hangi ortak kuralı koyardınız?
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol