Ekipler Arası Çalışma Anlaşması ve Devir-Teslim Kiti
Ekipler Arası Çalışma Anlaşması ve Devir-Teslim Kiti
Bu derste departmanlar arası bir işte hemen kullanabileceğiniz hazır malzemeler var. Her birini kendi ekibinizin diline uyarlayıp kopyalayın. Kuramı önceki derslerde konuştuk, bu ders masanızda kullanacağınız araçlar içindir.
1) Ekipler Arası Çalışma Anlaşması Şablonu
Tek sayfadır. İki ekip birlikte doldurur.
| Başlık | Cevaplanacak soru | Doldurma örneği |
|---|---|---|
| Ortak amaç | Bu iş birlikteliğinin sonunda ikimiz için de neyi başarmış olacağız? | Yeni müşteri başvuru süreci, iki ekibin de ek yazışma yapmadan tamamlanır. |
| Kim neyi sağlar | Taraf A'dan ve Taraf B'den beklenenler neler? | A: eksiksiz talep formu. B: onaylı çıktı. |
| Yanıt süresi | Acil talepler için ... saat, normal talepler için ... iş günü | Acil: aynı gün içinde. Normal: 2 iş günü. |
| Talep kanalı | Hangi konu hangi kanaldan gelir? | Acil iş telefonla, diğerleri ortak talep formuyla. |
| Yükselme yolu | Anlaşamazsak önce kimlerle, sonra hangi yöneticiyle konuşuruz? | Önce iki ekibin sorumlu kişileri, sonra iki ekip yöneticisi. |
| Gözden geçirme tarihi | Bu anlaşmayı ... ay sonra birlikte güncelleriz. | Takvime ortak bir toplantı olarak eklenir. |
Doldurmadan bırakılan başlık, ileride en çok sorun çıkaracak başlıktır.
2) Devir-Teslim Formu
Bir işi başka ekibe geçirirken kullanılır.
| Alan | Ne yazılır? |
|---|---|
| İşin adı ve şu anki durumu | Kısa ad, tek cümlelik durum özeti |
| Bitenler | Tamamlanan adımlar |
| Kalanlar | Yapılacak adımlar ve varsa tarihleri |
| Riskli noktalar | Gecikebilecek, karışabilecek veya kimsenin sahiplenmediği kısımlar |
| İlgili dosyalar ve erişim yolları | Dosya konumu, hangi yetkiyle açıldığı, kimden erişim istenir |
| Görüşmeler ve verilen sözler | Kimlerle görüşüldü, hangi taahhütler verildi? |
| Teslim alan onayı | Teslim alan kişinin 'Anladım' onayı ve tarihi |
| Ulaşılabilirlik süresi | Teslim eden kişinin sorular için ulaşılabilir olduğu süre |
3) Kontrol Listesi: İş Başka Ekibe Gitmeden Önce
- ☐ Karşı ekip bu işin geleceğinden haberdar mı?
- ☐ Teslim tarihi, karşı ekibin kapasitesiyle birlikte konuşuldu mu?
- ☐ Beklenen çıktı örnekle gösterildi mi?
- ☐ Kim karar verecek net mi?
- ☐ Sorun çıkarsa kime gidileceği yazılı mı?
Bir maddeye bile 'hayır' diyorsanız, işi göndermeden önce o boşluğu kapatın.
4) Örnek Cümle Kalıpları
| Durum | Cümle kalıbı |
|---|---|
| Talep ederken | Bu işe ... tarihine kadar ihtiyacımız var, çünkü ... Bu tarih sizin planınıza uyuyor mu, uymuyorsa hangi tarih mümkün? |
| Kapasite sınırını söylerken | Bu işi ... tarihine yetiştiremem. Şu kısmını ... tarihine, kalanını ... tarihine verebilirim. Hangisi sizin için öncelikli? |
| Geç kalınan bilgiyi hatırlatırken | Bu konuda haberdar edilmeyi bekliyorduk. Bir sonraki sefer için nasıl bir bilgilendirme düzeni kuralım? |
| Sorumluluk belirsizse | Bu iş sizde mi bizde mi, netleştirelim mi? Böylece ikimiz de aynı şeyi yapmış olmayız. |
| Teşekkür ve geri bildirim | Bu hafta ... konusundaki hızlı dönüşünüz sayesinde ... yapabildik. |
5) Haftalık Ekipler Arası 20 Dakika Gündemi
| Süre | Konu |
|---|---|
| 5 dk | Bu hafta neyi tamamladık? |
| 5 dk | Önümüzdeki hafta birbirimizden ne bekliyoruz? |
| 5 dk | Tıkanan iş ve karar bekleyen konu |
| 5 dk | Alınan kararlar ve kimin ne yapacağı |
Nasıl kullanılır?
- Bu haftaki ilk fırsatta sık çalıştığınız bir ekiple 30 dakika ayırın.
- Yalnızca 1. şablonu birlikte doldurun.
- Boş başlık bırakmayın. Cevap bulunamayan başlık, konuşulması gereken asıl konudur.
- Diğer malzemeleri anlaşma oturduktan sonra tek tek ekleyin.
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol