Mevcut Durum (As-Is) Süreç Analizi

Bir önceki derste süreçleri görselleştirmek için kullandığımız haritalama sembollerini ve akış şeması mantığını öğrenmiştiniz. Şimdi o araçları gerçek bir sürecin bugünkü halini — yani "As-Is" durumunu — doğru ve tarafsız şekilde belgelemek için kullanma zamanı.

As-Is Analizi Nedir, Neden Önemlidir?

As-Is analizi, bir sürecin olması gerektiği gibi değil, fiilen nasıl işlediği gibi kayıt altına alınmasıdır. Birçok ekip bu adımı atlayıp doğrudan iyileştirme önerilerine geçer; bu da genellikle yanlış teşhis ve dirençle karşılanan çözümlerle sonuçlanır. Sağlam bir As-Is haritası olmadan hangi adımın gerçekten sorun yarattığını bilemezsiniz.

Veri Toplama Yöntemleri

• Gözlem: Süreci uygulayan kişiyi işi yaparken izlemek, anlatılanla yapılan arasındaki farkı ortaya çıkarır.
• Bire bir görüşme: Açık uçlu sorularla "Bu adımda ne zaman takılıyorsunuz?" gibi detaylar toplanır.
• Doküman incelemesi: Mevcut prosedürler, formlar ve sistem kayıtları resmi süreçle gerçek süreç arasındaki farkı gösterir.
• Sistem/veri analizi: İş akışı yazılımlarındaki zaman damgaları, gerçek süre ve bekleme noktalarını sayısal olarak doğrular.

Sık Yapılan Hatalar

Paydaşlarla Doğrulama

Taslak harita hazırlandıktan sonra, süreci fiilen yürüten kişilerle birlikte adım adım gözden geçirilmelidir. Bu doğrulama oturumunda üç soru sorulur: "Bu adım doğru mu?", "Eksik bir şey var mı?" ve "Burada ne sıklıkla sorun yaşanıyor?" Bu, hem haritanın doğruluğunu artırır hem de ekibin sürece sahiplenmesini güçlendirir.

Elinizde doğrulanmış, gerçekçi bir As-Is haritası olduğunda, bir sonraki derste bu haritayı kullanarak darboğazları, gereksiz adımları ve iyileştirme fırsatlarını nasıl sistematik biçimde tespit edeceğinizi göreceksiniz.