Kriz Hazırlığında Kâğıt Üzerindeki Plan Yanılgısı: Sık Yapılan Hatalar, Zor İstisnalar ve Ölçme Göstergeleri
Kâğıt Üzerindeki Plan Yanılgısı
Elinizde onaylı, imzalı, güzel bir kriz planı olması, krizde çalışacağı anlamına gelmez. Bu derste planı olan ama krizde çalıştıramayan kurumların düştüğü tuzakları, zor istisnaları ve olgunluğu artıracak ölçme yöntemlerini ele alıyoruz. Temel derslerdeki kavramları tekrar etmiyoruz; odağımız plan ile gerçek uygulama arasındaki boşluk.
Sık Yapılan Yedi Hata
| Hata | Krizde ne olur? | Hızlı düzeltme |
|---|---|---|
| Planın yazılıp rafa kaldırılması | Kimse planın nerede olduğunu veya içeriğini bilmez | Yılda en az bir kez gözden geçirme ve tüm ekibe kısa bilgilendirme |
| Güncellenmeyen iletişim listesi | Ayrılan çalışanın numarası aranır, doğru kişiye ulaşılamaz | İK'daki işe giriş/çıkış sürecine liste güncelleme adımı eklemek |
| Tek kişiye bağlı bilgi ve yetki | O kişi ulaşılamazsa iş durur | Her kritik rol için en az bir yedek isim ve yazılı yetki devri |
| Yedeğin aynı riskten etkilenmesi | Ana tesis ile yedek tesis aynı depremden, kesintiden veya ortak tedarikçiden etkilenir | Yedeğin farklı bölgede ve farklı bağımlılıklarla kurulması |
| Yalnızca masa başı tatbikat | Sahada sistemlerin ve insanların gerçek tepkisi bilinmez | Masa başı tatbikatın yanında en az bir kez saha veya teknik geçiş denemesi |
| Kriz ekibinin aşırı büyümesi | Toplantılar uzar, karar gecikir | Çekirdek ekibi küçük tutmak, uzmanları ihtiyaç halinde çağırmak |
| Teyitsiz bilgi paylaşımı | Çelişkili mesajlar, itibar kaybı, yanlış kararlar | Tek sözcü, paylaşımdan önce teyit kuralı |
Yanlış Bilinenler
- "Sigortamız var, süreklilik de var." Sigorta zararı maddi olarak telafi etmeye yardım eder; müşteriyi, pazar payını ve teslimat sürekliliğini geri getirmez. Sigorta poliçesinin neyi kapsayıp neyi kapsamadığını da ayrıca okumak gerekir.
- "Plan varsa hazırız." Hazırlık, planın denenmiş ve çalıştığının görülmüş olmasıdır.
- "BT yedeği alıyoruz, süreklilik tamam." Yedeği geri yükleyecek insan, yer ve süreç yoksa yedek tek başına yetmez.
Zor İstisnalar
1. Eşzamanlı birden fazla kriz
Örnek senaryo: Üretim tesisinde elektrik kesintisi sürerken aynı gün bir siber olay da yaşanıyor. Tek kriz ekibi iki olaya bölünürse ikisi de yavaşlar.
- Olayları önceliklendirin: insan güvenliği, ardından kritik süreçler.
- Her olay için ayrı bir olay lideri atayın; üst düzey karar vericiler ortak kalsın.
- Kaynak çatışmasını (aynı kişiye iki görev) ortak bir tabloda görünür kılın.
2. Uzun süren krizde ekip yorgunluğu
- Vardiya düzeni kurun; kriz ekibinde kimsenin kesintisiz çalışmasına izin vermeyin.
- Her vardiya sonunda yazılı devir teslim notu bırakın.
- Yorgunluk kararları bozar; önemli kararları dinlenmiş kişilerle teyit edin.
3. Tedarik zincirinin alt kademelerindeki görünmez bağımlılıklar
Doğrudan tedarikçiniz sağlam görünür, ama onun tek kaynaktan aldığı bir ham madde veya bileşen sizi durdurabilir.
- Kritik tedarikçilerinize "sizin kritik tedarikçileriniz kimler?" sorusunu sorun.
- Yanıtları bir bağımlılık haritasında toplayın.
- Tek kaynağa bağlı kalemler için alternatif belirleyin.
Ölçme Göstergeleri (kurumunuz kendi hedefini belirler)
| Gösterge | Nasıl ölçülür? | Neyi gösterir? |
|---|---|---|
| Kriz ekibine ulaşma süresi | Habersiz bir çağrıda ekibin yeterli sayıda üyesine ulaşılana kadar geçen süre | İletişim listesinin ve çağrı düzeninin sağlamlığı |
| Tatbikatta hedeflenen kurtarma süresine ulaşma durumu | Her kritik süreç için hedef süre ile tatbikatta gerçekleşen sürenin karşılaştırılması | Planın gerçekçi olup olmadığı |
| Açık aksiyonların kapanma süresi | Tatbikat veya olay sonrası çıkan aksiyonların açılıştan kapanışa geçen süresi | Öğrenmenin gerçekten uygulanıp uygulanmadığı |
| Planın son güncelleme tarihi | Plan sürüm tarihinin izlenmesi | Planın güncel kalıp kalmadığı |
Kendi göstergenizi belirlerken adımlar
- Her gösterge için bir sorumlu atayın.
- Hedef değeri, kurumunuzun kritik süreç sürelerine bakarak yönetimle birlikte belirleyin.
- Ölçümü belirli aralıklarla tekrarlayın ve eğilime bakın.
- Göstergeyi cezalandırma aracı değil, iyileştirme aracı olarak sunun.
Olgunluğu Bir Üst Seviyeye Taşıyacak İpuçları
- Sürpriz tatbikatlar: Önceden haber verilmeyen ama güvenliği riske atmayan senaryolarla gerçek tepkiyi görün. Önce üst yönetimin onayını alın ve tatbikatın sınırlarını yazılı belirleyin.
- Yönetim kurulu düzeyinde süreklilik raporlaması: Dört göstergeyi tek sayfalık bir özet halinde düzenli olarak yönetim kuruluna sunun; açık riskler ve karar bekleyen konular ayrı görünsün.
- Tedarikçilerle ortak tatbikat: En kritik tedarikçilerinizle aynı senaryoyu birlikte deneyin; iletişim akışı ve karşılıklı beklentiler netleşir.
Uygulama Şablonu: Plan Sağlık Kontrolü
- Plan en son ne zaman güncellendi ve kim onayladı?
- İletişim listesindeki her numara son dönemde denendi mi?
- Her kritik rolün yazılı bir yedeği var mı?
- Yedek tesis ve yedek tedarikçi, ana olasılıkla aynı riskten etkilenir mi?
- Son tatbikatta hedef süre tutturuldu mu, çıkan aksiyonlar kapandı mı?
- Kriz ekibi çekirdek düzeyde mi, yoksa fazla mı büyüdü?
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol