Araç Kiti: Stok Sayımı, Tedarikçi Görüşmesi ve Haftalık Stok Toplantısı Şablonları

Bu ders bir okuma dersi değil, bir çalışma masası dersidir. Aşağıdaki altı şablonu kendi işletmenize uyarlayıp kullanabilirsiniz. Tablolardaki rakamlar yalnızca nasıl doldurulacağını göstermek için uydurulmuş örneklerdir, gerçek veri değildir.

1. Döngüsel sayım: haftalık plan tablosu

Depoyu yılda bir kez kapatıp saymak yerine her gün küçük bir bölümü sayın. Değeri yüksek ve sık hareket eden kalemleri daha sık, diğerlerini daha seyrek planlayın.

Fark analizi formatı

Sayım kuralları

• Hareketi kontrol altına alın: sayım sırasında o alandaki giriş ve çıkışları durdurun ya da ayrıca not edin.
• Kör sayım: sayan kişi sistemdeki miktarı görmesin.
• Fark çıkarsa ikinci sayım: kaydı düzeltmeden önce mutlaka tekrar sayın.
• Nedeni bulmadan silmeyin: rakamı tutturmak için yapılan düzeltme sorunu gizler. Düzeltmeyi yetkili kişi onaylasın.
• Tolerans: kalem grubu başına kabul edilebilir fark sınırını yönetimle önceden belirleyin ve tabloya not edin.

2. Yavaş hareket eden ve atıl stok: aylık gözden geçirme listesi

Her ay sonunda, belirlediğiniz süredir hareket görmemiş kalemleri listeleyin. Süreyi sektörünüze göre kendiniz belirleyin (örneğin bir işletme için 90 gün, sezonluk ürün satan bir işletme için daha uzun). Her satırın sonunda mutlaka bir karar, bir sorumlu ve bir tarih olsun.

Karar seçenekleri

• Tüket: yeni sipariş vermeyi durdurun, mevcut stoku kullanın.
• İndirimli sat: satış ekibiyle fiyat ve kampanya kararı alın.
• İade et: tedarikçiye iade veya değişim önerin.
• Ayır / hurdaya çıkar: yalnızca yetkili onayıyla, kayıtlı biçimde.
• Bilinçli tut: gerekçeyi yazın (örneğin sezonluk veya kritik yedek parça) ve bir sonraki gözden geçirme tarihini belirleyin.

3. Tedarikçi görüşmesi: e-posta ve telefon kalıpları

Teslim süresi gecikmesi için e-posta

Minimum sipariş miktarı (MOQ) esnekliği için e-posta

Telefon cümleleri

• Gecikme: Merhaba, [sipariş no] için arıyorum. Sevkiyatın şu an hangi aşamada olduğunu ve yeni tahmini teslim tarihini öğrenebilir miyim?
• Aciliyet: Bu kalemde stokumuz azaldı. Kısmi de olsa bu hafta gönderebileceğiniz bir miktar var mı?
• MOQ: Asgari miktarı karşılayamıyoruz ama düzenli sipariş vermeye hazırız. Bu miktarı birlikte nasıl esnetebiliriz?
• Teyit: Konuştuğumuz şekilde özetliyorum: [tarih] tarihinde [miktar] adet sevk edilecek. Bunu size yazılı olarak da göndereceğim.

Önemli: telefonda konuşulanı aynı gün e-posta veya yazılı mesajla teyit edin. Yazıya dökülmeyen sözlü anlaşmalar sonradan farklı hatırlanır.

4. Mal kabul kontrol listesi

Altın kural: hasar ve eksiği araç yanındayken, teslim eden kişinin önünde kayda geçirin. Sonradan yapılan itirazı kanıtlamak çok daha zordur.

5. Kritik kalem tükendiğinde: acil aksiyon adımları

• Adım 1 – Doğrula: Kalem gerçekten bitti mi? Başka bir lokasyonda, yolda ya da kabul bekleyen alanda olabilir.
• Adım 2 – Etkiyi belirle: Hangi müşteri siparişi veya üretim hattı etkileniyor, kaç gün dayanabiliriz?
• Adım 3 – Tedarikçiyi ara: Hızlandırma, kısmi sevkiyat ve kesin tarih iste; sonucu yazılı teyit et.
• Adım 4 – Alternatifleri değerlendir: Onaylı ikame ürün, ikinci tedarikçi, şubeler arası transfer.
• Adım 5 – Bilgilendir: Satış, üretim ve gerekirse müşteriyi net bir tarih ve seçenekle haberdar et.
• Adım 6 – Karar ve kayıt: Kim, hangi kararı, ne zaman verdi? Kısa bir olay notu tut.
• Adım 7 – Kök neden: Olay kapandıktan sonra nedenini yaz; yeniden sipariş noktasını ve emniyet stokunu gözden geçir.

6. 30 dakikalık haftalık stok toplantısı gündemi

Toplantıyı mümkünse ayakta ve aynı gün, aynı saatte yapın. Sohbet uzarsa konuyu toplantı sonrasına bırakın. Her aksiyonun yanında bir isim ve bir tarih olmalı.

Şablonları işletmenize uyarlama

• Bu hafta tek bir şablon seçin: örneğin döngüsel sayımı tek bir raf grubuyla başlatın.
• Dilini ve alanlarını değiştirin: tablodaki sütunları, tedarikçi cümlelerini ve tolerans sınırlarını kendi işinize göre düzenleyin.
• Bir ay sonra gözden geçirin: hangi sütun boş kalıyor, hangi adım işe yaramıyorsa çıkarın.