Zor Konuşma Cep Kiti: Hazır Şablonlar, Cümle Kalıpları ve Kontrol Listeleri
Bu ders okumak için değil, masanızda kullanmak için hazırlandı. Aşağıdaki beş araç, zor bir konuşmanın öncesinde, sırasında ve sonrasında işinize yarayacak. Yazdırın, kendi işinize uyarlayın, elinizin altında tutun.
1. Konuşma Öncesi Tek Sayfalık Hazırlık Formu
Zor bir görüşmeden önce en fazla 15 dakika ayırıp dört kutuyu doldurun. Sağdaki sütun, bir örnek senaryonun dolu halidir.
| Kutu | Kendinize soru | Örnek (sevkiyat gecikmeleri) |
|---|---|---|
| Amaç | Bu konuşmadan sonra ne değişmiş olsun? | Sevkiyat bilgisi bana en geç gün sonunda ulaşsın. |
| Olgular | Yorum katmadan ne gördüm, ne duydum? | Bu ay üç sevkiyat bilgisi ertesi sabah geldi; müşteri iki kez aradı. |
| Beklenen tepki | En olası üç tepki ne, her birine cevabım ne? | Savunma: "Bana bilgi geç geldi." Cevap: "Süreçte tıkanan yeri birlikte bulalım." |
| Kabul edilebilir sonuç | İdeal, asgari ve masadan kalkma noktam ne? | İdeal: günlük bildirim. Asgari: haftalık kontrol. Kalkma noktası: konuyu üst yönetime taşımak. |
İpucu: Olgular kutusuna niyet tahmini yazmayın. "İlgisiz davranıyor" yorumdur; "Üç toplantıya geç katıldı" olgudur.
2. Cümle Kalıpları: Astla, Eşitle, Üstle
Türkiye iş kültüründe hitap, ton ve izin isteme biçimi hiyerarşiye göre değişir. Kalıpları kelimesi kelimesine değil, kendi sesinize uyarlayarak kullanın.
| Durum | Astla | Eşitle | Üstle |
|---|---|---|---|
| Konuşmayı açmak | "Seninle bir konuyu birlikte netleştirmek istiyorum, on dakikan var mı?" | "İkimizin de işi kolaylaşsın diye bir konuyu konuşabilir miyiz?" | "Müsaitseniz bir konuda görüşünüzü almak istiyorum; bir de öneri hazırladım." |
| Araya girmek | "Bir dakika, bu noktayı kaçırmayalım; sonra devam edelim." | "Sözünü bölmek istemem ama şu noktayı not almak istiyorum." | "Sözünüzü kesmek istemem, kısa bir açıklama ekleyebilir miyim?" |
| Gerginliği düşürmek | "Seni doğru anladıysam asıl sıkıntı şu; doğru mu?" | "Haklı olduğun bir yer var; birlikte çözelim." | "Endişenizi doğru anladıysam şu noktada; eksik varsa lütfen düzeltin." |
| Konuyu toparlamak | "Konuştuklarımızı özetleyeyim, eksik varsa sen ekle." | "Ben şöyle anladım; sen de kontrol eder misin?" | "İzninizle yaptığımız mutabakatı yazılı olarak iletmek istiyorum." |
3. Sıcak Anda "Mola Ver" Cümleleri
Ses yükseldiğinde karar vermeyin. Molayı mutlaka saatle bağlayın; aksi halde kaçış gibi algılanır.
- Genel: "Bu konu önemli, acele karar vermek istemem. On beş dakika ara verip dönelim mi?"
- Eşitle: "İkimiz de biraz gerginiz. Kahve alıp yarım saat sonra devam edelim."
- Astla: "Şimdi sakin karar veremeyiz. Yarın sabah dokuzda yeniden oturalım; sen de düşün, ben de düşüneyim."
- Üstle: "Konuyu daha sağlıklı değerlendirmek için biraz düşünüp size öğleden sonra döneyim mi?"
4. Konuşma Sonrası Anlaşma Özeti Tablosu
Görüşme biter bitmez, en geç aynı gün doldurun ve karşı tarafa kısa bir mesajla gönderin: "Konuştuklarımızı şöyle anladım; eksik ya da yanlış varsa düzeltir misiniz?"
| Kim | Ne yapacak | Ne zamana kadar | Nasıl takip edilecek |
|---|---|---|---|
| Ayşe (sevkiyat) | Günlük sevkiyat bilgisini e-postayla iletecek | Her gün 17.00 | Cuma günü 10 dakikalık kontrol |
| Ben | Bilgi akışındaki tıkanıklığı depo ile netleştireceğim | Önümüzdeki Çarşamba | Sonucu Ayşe'ye yazılı bildireceğim |
| Ortak | Süreç işlemezse durumu birlikte değerlendireceğiz | İki hafta sonra | Takvime 20 dakikalık görüşme konuldu |
5. Kontrol Listeleri
Birebir görüşme
- Yer ve zaman uygun mu? Üçüncü kişilerin duyabileceği bir yerde değil miyiz?
- Telefon sessizde mi, yeterli süre ayırdım mı?
- Hazırlık formunu doldurdum mu?
- Açılış cümlem hazır mı?
- Önce dinleyecek, sonra kendi görüşümü söyleyecek miyim?
- Bitmeden özet çıkarıp sonraki adımı netleştirecek miyim?
Toplantı
- Gündemi önceden duyurdum mu?
- Kişisel bir mesele varsa toplantıya değil birebir görüşmeye taşıdım mı?
- Söz sırası ve süre kuralını başta hatırlattım mı?
- Gerginlik yükselirse kullanacağım mola cümlem hazır mı?
- Karar, sorumlu ve tarih toplantı sonunda yazıya geçti mi?
Bu Hafta Yapın
- Hazırlık formunu yazdırın veya not uygulamanıza kaydedin.
- Her yön için (ast, eş, üst) bir açılış ve bir mola cümlesi seçip kendi ağzınıza göre yazın.
- Bekleyen bir konuşma için formu bugün doldurun.
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol