Yıllık Hedeflerden Somut Aksiyon Planlarına Geçiş
Strateji ve aksiyon arasındaki boşluğu kapatmak, Hoshin Kanri'nin kalbindedir. 4. derste belirlediğimiz yıllık hedefler soyut birer yönetim kararıdır. Fakat bu hedeflerin gerçeğe dönüşmesi için, her hedef altında somut, ölçülebilir ve zamanlı aksiyon planları hazırlanmalıdır. İşte bu ders, o dönüşümün nasıl yapılacağını gösterir.
İyi Bir Aksiyon Planında Bulunması Gereken Unsurlar
Bir aksiyon planı hazırlarken aşağıdaki beş öğeye mutlaka yer vermelisiniz:
- Spesifik Tanım (S): Yapılacak işin tam olarak ne olduğu açık olmalıdır. "Verimliliği artır" yerine "Montaj süresini yüzde 15 azalt" şeklinde tanımlayın.
- Ölçülebilir Hedef (M): Başarıyı nasıl ölçeceğiniz belli olmalıdır. Sayı, oran ya da gösterge kullanın. Örnek: "Müşteri şikayetleri yüzde 30 azalsın."
- Ulaşılabilir Olması (A): Hedef zorlayıcı ama gerçekçi olmalıdır. Kaynaklar, zaman ve ekip kapasitesi göz önüne alınmalıdır.
- İş Hedefleriyle İlişkili (R): Her aksiyon, strateji haritasında bir yıllık hedefle doğrudan bağlantılı olmalıdır.
- Zamanlı (T): Ne zaman başlanacağı, hangi ara aşamaları takip edeceği ve ne zaman tamamlanacağı belirlenmiş olmalıdır.
Aksiyon Planı Oluşturmanın Adımları
Yıllık hedeften eylem planına geçiş beş adımda gerçekleşir:
| Adım | İçerik | Sorumlu |
|---|---|---|
| 1. Hedefi Analiz Et | Hedefin neden seçildiğini, hangi problem ya da fırsatı ele aldığını anla. | Proje Yöneticisi |
| 2. Geçerli Durumu Ölç | Bugünkü değeri doğru kaynaktan elde et. (örn. günlük üretim log, müşteri veritabanı) | Operasyon |
| 3. Somut Aksiyonları Tanımla | Hangi 3-5 somut işin yapılması gerektiğini listele. Her birini spesifik kıl. | Ekip Lideri |
| 4. Zaman Çizelgesi Kur | Her aksiyon için başlama, ara denetim tarihleri, tamamlanma tarihleri yazılmalı. | Proje Yöneticisi |
| 5. Kaynakları Ayır | İnsan, bütçe, araç gereç ve destek belirle. | Departman Müdürü |
Pratik Örnek
Hedef: "Müşteri hizmetleri yanıt süresini 24 saattan 16 saate düşür."
Geçerli Durum: Ortalama yanıt süresi 24 saat (e-posta, telefon, chat karışık)
Somut Aksiyonlar:
- Müşteri hizmetleri ekibini iki shift'e böl ve öğleden sonra 15:00-19:00 saatlerinde ek personel ekle. (Ocak sonu tamamlanma)
- Sık sorulan 20 sorunun cevabını hazır şablonlar halinde hazırla. (Ocak ortasında)
- Müşteri yönetim sistemine otomatik kategori filtreleme yöntemi ekle. (Şubat başı)
- Ekibe iki günlük hızlı cevap tekniği eğitimi ver. (Ocak sonu)
Kaynaklar: 2 ekstra personel, 40 saat yazılım geliştirme, 10 bin lira eğitim maliyeti
Sık Yapılan Hatalar
- Muğlak tanımlar: "İş akışını iyileştir" planlanabilir değildir. Yerine "Dokümantasyon sürecini 5 günden 2 güne düşür" yazın.
- Ölçüm eksikliği: Ara noktaların kontrol edilmemesi çalışmanın sapmasına yol açar. Haftalık ya da iki haftalık kontrol aralıkları koyun.
- Kaynakların gözden kaçırılması: "Yapacağız" diyerek bütçe, ekip ya da zaman rezervi ayırmamak başarısızlığa yol açar.
- İlişki kurmama: Aksiyon, hangi ke-pe-i'yi (performans göstergesini) iyileştireceğini açıkça göstermeli, aksi takdirde gözlem kaybı yaşanır.
Küçük Uygulama: Sizin Aksiyon Planınızı Yazın
Kendi organizasyonunuzdan bir yıllık hedef seçin. Örneğin "Hata oranını yüzde 25 azalt" ya da "Kaynakların verimliliğini yüzde 10 artır." Şimdi:
- Bugünkü değeri yazın.
- Hedef değeri ve bitiş tarihini yazın.
- 3-4 somut aksiyon tanımlayın.
- Her birinin sorumlusunu ve tarihini yazın.
- Gerekecek kaynakları tahmini olarak belirleyin.
Bu çalışma, 6. derste departman seviyesinde uyumlaştırma yaparken yardımcı olacaktır.
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol