Toplantı Daveti Gönderme ve Gündem Hazırlama (Meeting Invitations & Agenda)

Bu derste ne öğreneceksin?

• Profesyonel bir toplantı daveti e-postasını nasıl yazacağını
• Tarih, saat ve mekan önerme ve onaylama ifadelerini
• Basit ve etkili bir gündem (agenda) hazırlama adımlarını
• Katılımcılardan onay ve geri bildirim isteme şekillerini

Giriş

Daha önceki derste basit profesyonel e-postalar yazmanın temellerini öğrendik. Bu derste bir adım ileri gidip, toplantı davetlerini nasıl göndereceğimizi ve etkili bir gündem hazırlamayı öğreneceğiz. İş dünyasında toplantı davetleri sık gönderilen ve çok önemli e-postalardan biridir. Doğru ifadeleri kullanmak, işinizin profesyonelliğini gösterir ve toplantıya katılımı artırır.

Kelimeler

İngilizce	Okunuşu (Türkçe harflerle)	Türkçesi
meeting invitation	miiting invitâyshn	toplantı daveti
agenda	ajendu	gündem
participant	partisipin	katılımcı
schedule	şedjul	program, takvim
to confirm	tu kınfürm	onaylamak
venue	venyuu	mekan, yer
to propose	tu propôuz	önermek
duration	dureyshn	süre, zaman
to reschedule	tu rişedjul	yeniden planlamak
action item	akshn aytem	yapılacak iş
to circulate	tu serkülâyt	dağıtmak, paylaşmak
availability	eveylebiliti	müsaitlik, uygunluk
RSVP	ar es vi pi	lütfen cevap verin
optional	opshn	isteğe bağlı
urgent	ürjent	acil, önemli
to allocate	tu alokêyt	ayırmak, tahsis etmek

Dil Bilgisi: Toplantı Daveti İfadeleri

Temel Formül – Davet Gönderme:

Özne + would like to invite + nesne + to + etkinlik

Örnek: I would like to invite you to our quarterly meeting. (Sizi üç aylık toplantımıza davet etmek istiyorum.) Türkçede "için" kullanırız, İngilizcede "to" kullanırız.

Tarih ve Saat Önerme Formülü:

Would you be available + on + tarih + at + saat?

Örnek: Would you be available on Tuesday at 2 PM? (Salı günü saat 14:00'de uygun musunuz?) Dikkat: Tarihten önce "on", saattan önce "at" gelir. "In Tuesday" veya "at Tuesday" demeyiz.

Onay İsteme Formülü:

Could you please confirm + your attendance / participation?

Örnek: Could you please confirm your attendance by Friday? (Cuma gününe kadar katılımınızı lütfen onaylar mısınız?)

Gündem Sunma Formülü:

The agenda will include / cover + konu

Örnek: The agenda will include budget discussion, project updates, and team feedback. (Gündem bütçe tartışması, proje güncellemeleri ve ekip geri bildirimini kapsayacak.)

Örnek Cümleler

1. I would like to invite you to our quarterly business review meeting.
Sizi üç aylık iş gözden geçirme toplantımıza davet etmek istiyorum.

2. Would you be available on Tuesday, September 20th at 2 PM?
20 Eylül Salı günü saat 14:00'de uygun musunuz?

3. If that date doesn't work for you, please let me know your availability.
Eğer bu tarih sizin için uygun değilse, lütfen müsaitliğinizi bana bildirin.

4. Could you please confirm your attendance by Friday?
Cuma gününe kadar katılımınızı lütfen onaylar mısınız?

5. The agenda will include budget discussion, project updates, and team feedback.
Gündem bütçe tartışması, proje güncellemeleri ve ekip geri bildirimini kapsayacak.

6. The meeting will take approximately one hour.
Toplantı yaklaşık bir saat sürecek.

7. The venue will be Conference Room B on the third floor.
Mekan, üçüncü kattaki Konferans Salonu B olacak.

8. We will need to reschedule if more participants cannot attend.
Daha fazla katılımcı katılamıyorsa, toplantıyı yeniden planlamak zorunda kalacağız.

9. Please send your comments on the proposed agenda before the meeting.
Toplantıdan önce önerilen gündem hakkında lütfen yorumlarınızı gönderin.

10. Each participant should prepare their reports in advance.
Her katılımcı raporlarını önceden hazırlamalıdır.

11. Let me propose next Thursday as an alternative date.
Alternatif bir tarih olarak gelecek Perşembeyi önereyim.

Diyalog: Toplantı Daveti Konuşması

A: Hi Sarah, I'd like to invite you to a project planning meeting.
Merhaba Sarah, seni bir proje planlama toplantısına davet etmek istiyorum.

B: That sounds good. When were you thinking?
Kulağa hoş geldi. Ne zaman düşünüyorsun?

A: How about next Wednesday at 3 PM? It should last about an hour.
Gelecek Çarşamba saat 15:00 nasıl olur? Yaklaşık bir saat sürecek.

B: Let me check my calendar. Yes, that works for me. What's the agenda?
Takvimimi kontrol edelim. Evet, bana uygun. Gündem ne?

A: We'll discuss the project timeline, budget allocation, and team responsibilities.
Proje takvimi, bütçe dağılımı ve ekip sorumluluklarını tartışacağız.

B: That sounds comprehensive. Could you send me the details?
Kapsamlı görünüyor. Detayları bana gönderebilir misin?

A: Of course. I'll send you the invitation email with the full agenda by tomorrow morning.
Elbette. Tam gündemle davet e-postasını yarın sabaha kadar göndereceğim.

B: Perfect. Please let me know if you need anything from me beforehand.
Harika. Önceden benden bir şeye ihtiyacın olursa, bana haber ver.

Türklerin Sık Yaptığı Hatalar

1. Hata: "I want to invite you to the meeting at Tuesday."
Doğru: "I want to invite you to the meeting on Tuesday."
Tarihler "on" ile, saatler "at" ile kullanılır. "At Tuesday" demeyiz, "on Tuesday" deriz.

2. Hata: "The meeting will discuss about the budget."
Doğru: "The meeting will discuss the budget."
"Discuss" fiilinin sonra "about" koymayız. Doğrudan nesne gelir. Türkçede "tartış" ile "hakkında" birlikte kullanırsak da, İngilizcede "about" gelmez.

3. Hata: "Could you to confirm your attendance?"
Doğru: "Could you confirm your attendance?"
"Could you" dan sonra fiil "to" olmaksızın (bare infinitive) kullanılır. "to" koymayız.

4. Hata: "If you cannot attend, say to me."
Doğru: "If you cannot attend, let me know."
Türkçede "söyle bana" derken, İngilizcede "let me know" kullanırız. Bu çok daha doğal ve profesyoneldir.

5. Hata: "The venue is in Conference Room."
Doğru: "The venue is Conference Room B" veya "The venue is in the Conference Room."
Belirli yerlerde "the" kullanılır veya takısız konuşuruz, ama "in" kullanırsanız "the" gereklidir.

Alıştırma

1. Boşluk Doldurma: I would like to _____________ you to our meeting next week.
a) invite b) inviting c) to invite

2. Boşluk Doldurma: Would you be available _____________ Tuesday at 10 AM?
a) at b) on c) in

3. Boşluk Doldurma: Could you please _____________ your attendance by Friday?
a) to confirm b) confirm c) confirming

4. Çeviri: "Gündem bütçe tartışmasını ve proje güncellemelerini kapsayacak." İngilizceye çevirin.
a) The agenda includes budget discussion and project updates.
b) The agenda will include budget discussion and project updates.
c) The agenda will discuss about budget and projects.

5. Boşluk Doldurma: If that date doesn't work, let me _____________ your availability.
a) to know b) know c) knowing

6. Çeviri: "Toplantı yaklaşık bir saat sürecek." İngilizceye çevirin.
a) The meeting will last one hour.
b) The meeting will take approximately one hour.
c) The meeting takes one hour.

7. Doğru Şıkkı Seç: Aşağıdakilerden hangisi yanlıştır?
a) The meeting will discuss the budget.
b) The meeting will discuss about the budget.
c) a ve b ikisi de doğru.

8. Boşluk Doldurma: The venue will be _____________ Room 301 on the second floor.
a) in the Conference b) Conference c) in Conference

Cevap Anahtarı

1. a) invite
2. b) on
3. b) confirm
4. b) The agenda will include budget discussion and project updates.
5. b) know
6. b) The meeting will take approximately one hour.
7. b) The meeting will discuss about the budget. (yanlış)
8. a) in the Conference

Telaffuz İpucu

1. Agenda: Vurgu ikinci hecede. a-JEN-du olarak söyleyelim. Türkçe "jenda" olarak bilinen sözcük aslında İngilizcede daha uzun ve "a" sesiyle başlar. İlk hecenin "a"sını net söylemek önemlidir.

2. Venue: VEN-yuu şeklinde telaffuz edilir. "V" ile başladığını unutmayalım; Türkçede "y" olmaz ama İngilizcede açık olarak duyulmalıdır. "Venyuu" diye hızlıca söyleyin.

3. Propose: İkinci hecede vurgu. pro-POUZ diye söyleyelim. Son "e" ses vermez; "z" sesi duyulur. "Propose" (önerme) ve "proposal" (teklif) arasında vurgu farkına dikkat edin.

Kapanış

Bu derste toplantı davetleri yazmanın ve gündemler hazırlamanın temelini öğrendik. Profesyonel e-postada tarih, saat ve mekan önerme, onay isteme gibi önemli ifadeleri uyguladık. Sonraki derste (Ders 6), bu daveti aldıktan sonra toplantı başladığında neler söyleyeceğimizi, tartışmaları nasıl yöneteceğimizi ve kararları nasıl vereceğimizi göreceğiz. Şimdilik, öğrendiğin formülleri ve ifadeleri kullanarak kendin toplantı davetleri yazmaya çalış!