Toplantıyı Yönetme: Açılış, Söz Alma ve Görüş Bildirme (Running a Meeting)

Önceki ders: Bir önceki derste iş toplantılarında ve profesyonel iletişimde ihtiyaç duyacağın kalıpları geliştirmiştin. Bu derste artık bir adım öteye geçiyoruz: bizzat bir toplantıyı yönetmeyi öğreneceksin. Sonraki ders: 7. derste telefonda İngilizce konuşmayı, arama başlatmayı ve mesaj almayı öğreneceksin.

Bu derste ne öğreneceksin?

• Bir toplantıyı resmi ama sıcak bir dille nasıl açacağını
• Katılımcılara nasıl söz vereceğini ve onlardan görüş isteyeceğini
• Birinin sözünü kesmeden, nazikçe araya girme kalıplarını
• Toplantıyı özetleyip kapatma ifadelerini

Kelimeler

Dil bilgisi / kalıp

Toplantı yönetiminde üç temel kalıp grubuna ihtiyacın var: söz verme, görüş sorma ve nazikçe araya girme. Bunları formül gibi ezberlemek işini kolaylaştırır.

1. Söz verme kalıbı: Would you like to + [fiil]? / Let's hear from + [isim].

Türkçede biz genelde doğrudan isim söyleyip "Sen ne düşünüyorsun?" deriz. İngilizcede ise nezaket için would like gibi yumuşatıcı kalıplar kullanılır; bu, toplantıda saygılı bir hava yaratır.

2. Görüş sorma kalıbı: What do you think about + [isim/-ing]? / How do you feel about + [isim/-ing]?

Dikkat: about edatından sonra fiil gelirse mutlaka -ing hâlinde olmalı (örn. "What do you think about changing the schedule?"). Türkçede böyle bir edat-fiil uyumu yoktur, bu yüzden Türk öğrenciler sık sık "about change" gibi hatalı kurar.

3. Nazikçe araya girme kalıbı: Sorry to interrupt, but... / Can I just add something here?

Türkçede "Bir dakika, ben de bir şey söyleyeyim" demek gayet doğaldır; ama İngilizce iş ortamında araya girmeden önce mutlaka özür kalıbıyla başlamak (Sorry to interrupt) kabalık algısını önler.

Örnek cümleler

Let's get started. — Hadi başlayalım.

Thanks everyone for joining today's meeting. — Bugünkü toplantıya katıldığınız için herkese teşekkürler.

Let's go through the agenda first. — Önce gündemi gözden geçirelim.

Would you like to start, Emre? — Başlamak ister misin, Emre?

Let's hear from the marketing team first. — Önce pazarlama ekibini dinleyelim.

What do you think about this proposal? — Bu teklif hakkında ne düşünüyorsun?

How do you feel about postponing the launch? — Lansmanı ertelemek konusunda ne düşünüyorsun?

Sorry to interrupt, but I have a quick question. — Sözünü kestiğim için üzgünüm ama kısa bir sorum var.

Can I just add something here? — Buraya bir şey ekleyebilir miyim?

Let's move on to the next point. — Bir sonraki maddeye geçelim.

To sum up, we agreed on three action items. — Özetlemek gerekirse, üç yapılacak iş üzerinde anlaştık.

Let's wrap up the meeting here. — Toplantıyı burada toparlayalım.

Diyalog

A: Good morning, everyone. Let's get started. — Günaydın millet. Hadi başlayalım.

B: Good morning. We're all here except Ayşe. — Günaydın. Ayşe hariç hepimiz buradayız.

A: Okay, let's go through the agenda first. — Tamam, önce gündemi gözden geçirelim.

B: Sure, go ahead. — Tabii, devam et.

A: The first item is the new project deadline. Would you like to start, Can? — İlk madde yeni proje son teslim tarihi. Başlamak ister misin, Can?

C: Sure. I think we need two more weeks. — Tabii. Bence iki hafta daha lazım.

A: What do you think about that, Elif? — Bu konuda sen ne düşünüyorsun, Elif?

D: Sorry to interrupt, but can I just add something here? — Sözünü kestiğim için üzgünüm ama buraya bir şey ekleyebilir miyim?

A: Of course, go ahead. — Tabii, buyur.

D: I think two weeks is too long. One week should be enough. — Bence iki hafta çok uzun. Bir hafta yeterli olmalı.

A: Good point. Let's move on to the next item then. — Güzel bir nokta. O zaman bir sonraki maddeye geçelim.

A: To sum up, we agreed on a one-week extension. Thanks, everyone! — Özetlemek gerekirse, bir haftalık uzatma üzerinde anlaştık. Herkese teşekkürler!

Türklerin sık yaptığı hatalar

• Yanlış: "What do you think about change the plan?" -> Doğru: "What do you think about changing the plan?" (about'tan sonra fiil -ing alır)
• Yanlış: "Sorry for interrupt." -> Doğru: "Sorry to interrupt." (bu kalıpta 'to + fiil' kullanılır, 'for + isim' değil)
• Yanlış: "You, what do you think?" (doğrudan işaret ederek) -> Doğru: "Emre, what do you think?" veya "Would you like to share your opinion, Emre?" (isimle ve nazikçe hitap edilir)
• Yanlış: "Let's go to next point." -> Doğru: "Let's move on to the next point." ("move on to" kalıbı birlikte kullanılır, sadece "go to" yetersizdir)
• Yanlış: "I want to say something." (toplantı ortasında ansızın) -> Doğru: "Can I just add something here?" (daha nazik ve toplantı diline uygun)

Alıştırma

1) Let's ___ started. (kick / kicks / kicked)

2) Would you ___ to start, Ali? (like / likes / liking)

3) What do you think about ___ (change / changing) the schedule?

4) Sorry to ___, but I have a question. (interrupt / interrupting)

5) Aşağıdaki cümleyi İngilizceye çevir: "Bir sonraki maddeye geçelim."

6) Aşağıdaki cümleyi İngilizceye çevir: "Buraya bir şey ekleyebilir miyim?"

7) Doğru şıkkı seç: Toplantıyı özetlemek için hangisini kullanırsın? a) To sum up b) To go ahead c) To bring up

8) Doğru şıkkı seç: Birine söz vermek için hangisini kullanırsın? a) Let's hear from Mert. b) Sorry to interrupt. c) Let's wrap up.

Cevap Anahtarı

1) kick

2) like

3) changing

4) interrupt

5) Let's move on to the next point.

6) Can I just add something here?

7) a) To sum up

8) a) Let's hear from Mert.

Telaffuz ipucu

• "Interrupt" kelimesinde vurgu ikinci hecede: in-TE-rapt. İlk heceyi vurgulamamaya dikkat et.
• "Agenda" kelimesi Türkçe okunduğu gibi değil, "ı-CEN-dı" şeklinde, 'g' harfi 'c' sesi gibi okunur.
• "Wrap up" ifadesinde iki kelime birbirine bağlanarak "rep-ap" gibi akıcı söylenir, aralarında duraklama yapma.